Cómo Elegir el Mejor Sistema de Fichaje para Tu Empresa

Con la ley de control horario obligatorio en España, todas las empresas necesitan un sistema para registrar las jornadas laborales. Pero ¿Cuál elegir?

Existen docenas de opciones: desde el clásico Excel hasta sistemas biométricos avanzados. En esta guía te ayudamos a elegir el sistema perfecto para tu empresa según tu tamaño, presupuesto y necesidades.

Criterios para Evaluar un Sistema de Fichaje

Antes de comparar opciones, define qué es importante para ti:

1. Facilidad de Uso

Preguntas clave:

• ¿Mis empleados lo usarán sin protestar?
• ¿Requiere formación compleja?
• ¿Funciona en móvil? (crucial para teletrabajo)

Por qué importa: Un sistema complicado = empleados que olvidan fichar = registros incompletos = problemas legales.

2. Cumplimiento Legal

Preguntas clave:

• ¿Registra hora exacta (no franjas)?
• ¿Conserva datos 4 años?
• ¿Permite exports para Inspección?
• ¿Cumple RGPD?

Por qué importa: La Inspección de Trabajo puede multarte hasta 6.250€ si tu sistema no cumple la ley.

3. Coste

Preguntas clave:

• ¿Cuál es el coste real? (setup + mensual/anual)
• ¿Hay costes ocultos? (hardware, mantenimiento, soporte)
• ¿Escala con mi empresa?

Por qué importa: Un sistema barato hoy puede ser caro mañana si creces.

4. Integración

Preguntas clave:

• ¿Se integra con herramientas que ya uso? (Slack, Teams, Google Workspace)
• ¿Requiere apps adicionales?
• ¿Tiene API para integraciones custom?

Por qué importa: Menos apps = menos fricción = más uso real.

5. Funcionalidades Extra

Preguntas clave:

• ¿Solo fichaje o también gestiona vacaciones?
• ¿Incluye reportes y estadísticas?
• ¿Permite gestión de equipos y jerarquías?

Por qué importa: Un sistema que hace más puede ahorrarte otras herramientas.

Opciones Disponibles: Comparativa Completa

1. Papel y Firma (Sistema Manual)

Cómo funciona: Plantilla impresa donde cada empleado escribe su nombre, hora de entrada y salida, y firma.

✅ Ventajas:

• Coste €0
• No requiere tecnología
• Fácil de entender

❌ Desventajas:

• Muy propenso a errores (letra ilegible, errores de transcripción)
• Difícil de archivar (montones de papeles)
• Manipulable (fácil de alterar)
• Pesadilla en auditorías (buscar papeles de hace 2 años)
• NO funciona para teletrabajo

Cumplimiento legal: ✅ Sí (si se hace bien) Coste: €0 Recomendado para: Empresas muy pequeñas (<5 empleados) 100% presenciales

2. Excel Compartido

Cómo funciona: Archivo de Excel en una carpeta compartida (Dropbox, Google Drive, OneDrive) donde cada empleado registra sus horas.

✅ Ventajas:

• Coste bajo (solo subscripción a Google/Microsoft)
• Fácil de configurar
• Cálculos automáticos de horas

❌ Desventajas:

• Poco fiable (empleados olvidan fichar)
• Manipulable (se puede editar histórico sin rastro)
• Sin validación (puedes poner cualquier hora)
• Desorganizado (múltiples versiones, conflictos)
• No hay auditoría de cambios

Cumplimiento legal: ⚠️ Cuestionable (falta de validación y auditoría) Coste: €0-€12/mes (si ya tienes Google Workspace o Microsoft 365) Recomendado para: Empresas <10 empleados con alta confianza mutua

3. Apps Móviles Genéricas

Ejemplos: Jibble, Clockify, Toggl Track

Cómo funciona: App que los empleados instalan en su móvil. Botón de "Start" y "Stop" para registrar jornada. Sincronización cloud.

✅ Ventajas:

• Funciona desde cualquier lugar
• Interfaz moderna y atractiva
• Reportes automatizados
• Cálculo de horas automático
• Funciona para teletrabajo

❌ Desventajas:

• Requiere instalar app adicional (fricción)
• Depende de que empleados recuerden abrir la app
• Algunas requieren geolocalización (problemas RGPD)
• Precios pueden subir con el número de usuarios

Cumplimiento legal: ✅ Sí (la mayoría) Coste: €0-€8/usuario/mes Recomendado para: Empresas 10-50 empleados, especialmente con teletrabajo

4. Sistemas Biométricos (Huella, Facial)

Ejemplos: Terminales de huella dactilar, reconocimiento facial

Cómo funciona: Hardware físico instalado en la oficina. Empleados fichran con huella o rostro. Datos se sincronizan con software.

✅ Ventajas:

• Imposible de manipular (autenticación biométrica)
• No requiere que empleados recuerden contraseñas/apps
• Profesional y preciso
• Ideal para entornos industriales o fábricas

❌ Desventajas:

• Coste inicial alto (€500-€2000 por terminal)
• Solo funciona en ubicaciones físicas (NO teletrabajo)
• Problemas RGPD (datos biométricos son sensibles)
• Requiere mantenimiento y updates de hardware
• Puede generar rechazo (privacidad)

Cumplimiento legal: ✅ Sí (con declaración RGPD adecuada) Coste: €800-€3000 (hardware) + €50-€200/mes (software) Recomendado para: Fábricas, almacenes, retail con empleados 100% presenciales

5. Bots de Slack o Teams

Ejemplos: Susana (Slack), OfficeBot (Teams), Polly (Slack)

Cómo funciona: Bot integrado en Slack o Teams. Empleados fichran con comandos (/fichar en Slack). Todo dentro de la herramienta que ya usan.

✅ Ventajas:

• Integración nativa (no requiere app adicional)
• Empleados ya usan Slack/Teams diariamente
• Funciona en desktop, móvil, web
• Perfecto para teletrabajo
• Comandos rápidos (/fichar vs abrir app)
• Notificaciones automáticas en Slack/Teams

❌ Desventajas:

• Requiere que la empresa use Slack o Teams
• Depende de la plataforma (si Slack cae, no puedes fichar)
• Puede ser menos visual que apps dedicadas

Cumplimiento legal: ✅ Sí (si el bot está bien diseñado) Coste: €0-€5/usuario/mes (muchos tienen plan gratuito para equipos pequeños) Recomendado para: Equipos 5-100+ que ya usan Slack/Teams, teletrabajo o híbrido

6. Software de RRHH Completo

Ejemplos: BambooHR, Factorial, Personio, Sesame HR

Cómo funciona: Plataforma todo-en-uno que incluye fichaje, gestión de vacaciones, nóminas, documentos, evaluaciones, etc.

✅ Ventajas:

• Solución completa (no necesitas otras herramientas)
• Profesional y escalable
• Reportes avanzados
• Integración con nóminas
• Soporte dedicado

❌ Desventajas:

• Coste alto (€5-€15/usuario/mes)
• Puede ser excesivo si solo necesitas fichaje
• Curva de aprendizaje más larga
• Setup más complejo

Cumplimiento legal: ✅ Sí (excelente) Coste: €150-€1500/mes (según número de empleados y funciones) Recomendado para: Empresas 50+ con necesidades complejas de RRHH

Guía de Decisión por Tamaño de Empresa

Microempresa (1-5 empleados)

Recomendación: Bot de Slack/Teams (si lo usáis) o App móvil gratuita

Por qué:

• La mayoría de bots tienen plan gratuito hasta 5 usuarios
• Fácil de implementar (menos de 1 hora)
• Sin coste inicial

Ejemplo: Susana es gratis para siempre hasta 5 usuarios.

Pequeña Empresa (6-20 empleados)

Recomendación: Bot de Slack/Teams o App móvil de pago

Por qué:

• Coste razonable (€50-€150/mes)
• Funcionalidades suficientes (fichaje + vacaciones)
• Escalable si creces

Presupuesto:

• Bot Slack: €49-€99/año total (no por usuario)
• App móvil: €100-€200/mes

Mediana Empresa (21-50 empleados)

Recomendación: Bot de Slack/Teams (si sois digitales) o Software de RRHH (si necesitáis más)

Por qué:

• A partir de 20-30 empleados, necesitas gestión de equipos y jerarquías
• Reportes más avanzados
• Posiblemente necesites integración con nóminas

Presupuesto:

• Bot Slack: €99-€199/año
• Software RRHH: €300-€800/mes

Gran Empresa (51+ empleados)

Recomendación: Software de RRHH completo

Por qué:

• Necesitas todas las funcionalidades (nóminas, evaluaciones, formación, etc.)
• Gestión compleja de equipos, departamentos, oficinas
• Soporte dedicado y SLAs

Presupuesto: €800-€3000/mes

Casos de Uso Específicos

Teletrabajo 100%

Mejor opción: Bot de Slack/Teams

Por qué: Tu equipo ya vive en Slack/Teams. Fichar desde ahí es natural.

Equipo Híbrido (Oficina + Remoto)

Mejor opción: Bot de Slack/Teams o App móvil

Por qué: Funcionan igual desde oficina o casa. No necesitas hardware adicional.

Retail / Tiendas Físicas

Mejor opción: App móvil o Sistema biométrico (si presupuesto permite)

Por qué: Empleados en movimiento, turnos variables. App móvil es más flexible que terminales fijos.

Fábrica / Almacén

Mejor opción: Sistema biométrico

Por qué: Entorno industrial, empleados no tienen móviles personales en horario laboral. Terminal físico en entrada.

Checklist: ¿Qué Preguntar Antes de Contratar?

Antes de elegir un sistema, pregunta:

Cumplimiento Legal

• ¿Registra hora exacta (HH:MM)?
• ¿Conserva datos 4 años mínimo?
• ¿Permite exportar en formato auditable (Excel, CSV)?
• ¿Cumple RGPD europeo?
• ¿Tiene auditoría de cambios? (quién editó qué)

Funcionalidad

• ¿Solo fichaje o también vacaciones?
• ¿Permite gestión de equipos y managers?
• ¿Tiene reportes de horas trabajadas?
• ¿Calcula automáticamente horas?
• ¿Notifica si alguien olvida fichar?

Usabilidad

• ¿Funciona en móvil (iOS y Android)?
• ¿Funciona en desktop y web?
• ¿Cuántos clics para fichar? (ideal: 1-2)
• ¿Requiere instalar app adicional?
• ¿Hay onboarding para empleados?

Coste

• ¿Cuál es el precio real? (€/mes o €/año)
• ¿Es por usuario o fijo?
• ¿Hay costes de setup o implementación?
• ¿Hay contratos de permanencia?
• ¿Qué incluye el soporte?

Soporte

• ¿Hay soporte en español?
• ¿Cuál es el tiempo de respuesta?
• ¿Hay documentación y guías?
• ¿Hay período de prueba gratuito?

Por Qué Elegimos Crear Susana

Probamos varias opciones:

1. Excel: Caótico, nadie lo usaba regularmente
2. App móvil genérica: Empleados se olvidaban de abrir la app
3. Software de RRHH: Demasiado complejo y caro para nuestro tamaño (15 personas)

Nos dimos cuenta de que vivíamos en Slack. Estábamos ahí TODO el día. ¿Por qué no fichar directamente desde Slack?

Así nació Susana:

✅ Lo Que Nos Funcionó

• Integración nativa: /fichar desde cualquier canal o DM
• Sin fricción: No abrir otra app = no olvidarte
• Recordatorios: Susana te recuerda si olvidaste fichar
• Vacaciones integradas: Todo en un solo lugar
• Precio justo: Gratis hasta 5 usuarios, luego €49/año (no por usuario)

Conclusión: ¿Qué Sistema Elegir?

Para la mayoría de pymes (5-50 empleados) que usan Slack o Teams: 👉 Bot integrado (como Susana) es la mejor opción

Para equipos sin Slack/Teams: 👉 App móvil (Jibble, Clockify)

Para empresas industriales/retail 100% presencial: 👉 Sistema biométrico o App móvil

Para empresas 50+ con necesidades complejas de RRHH: 👉 Software de RRHH completo (Factorial, BambooHR)

Prueba Susana Gratis (14 días)

Si tu equipo usa Slack y buscas la forma más sencilla de cumplir con el control horario:

✅ Instalación en 2 minutos ✅ Gratis para siempre hasta 5 usuarios ✅ Desde €49/año para equipos más grandes ✅ Gestión de vacaciones incluida