Multas por No Fichar - ¿Cuánto Te Puede Costar?

Imagina que recibes una notificación: la Inspección de Trabajo ha programado una visita a tu empresa. Tu sistema de fichaje es "ese Excel que nadie actualiza" o "papeles que los empleados firman... a veces".

El resultado puede ser una multa de hasta 6.250€. O en los casos más graves, hasta 187.515€.

No es una exageración. En 2024, la Inspección de Trabajo impuso sanciones por un total de 20,19 millones de euros debido a infracciones relacionadas con el registro de jornadas laborales (Sesame HR,2025).

Desde que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019 en mayo de 2019, más de 11,000 empresas han sido sancionadas por incumplir la ley de control horario.

En este artículo te explicamos exactamente cuánto puede costarte no fichar correctamente según la legislación vigente, qué revisa la Inspección cuando llega a tu empresa, y lo más importante: cómo cumplir correctamente con la normativa.

¿Qué Dice Exactamente el RDL 8/2019?

El Real Decreto-ley 8/2019, publicado el 12 de mayo de 2019, estableció la obligatoriedad del control horario para todas las empresas en España, sin importar su tamaño o sector.

Los Requisitos Legales Son:

La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora.

Requisitos específicos:

1. Registro diario obligatorio de hora exacta de inicio y finalización
2. Conservación durante 4 años de los registros
3. Disponibilidad para trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo
4. Hora concreta (no aproximaciones ni franjas horarias)

Si el incumplimiento viene dado por la ausencia de registro la multa asciende hasta los 6.250€.

Tabla de Multas Según la Legislación Vigente

Las sanciones están reguladas por la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Según la normativa actual:

Infracciones Leves

Cuantía actual: Entre 60 y 625 euros.

Ejemplos según LISOS:

• Errores formales en el registro
• No informar adecuadamente sobre el sistema de fichaje
• Pequeños retrasos en la presentación de registros

Infracciones Graves

Cuantía actual: Entre 626 y 6.250 euros.

Ejemplos según LISOS:

• No llevar registro horario
• No registrar correctamente las horas trabajadas
• No conservar registros el tiempo exigido
• Negarse a presentarlos en inspección
• No remunerar las horas extraordinarias

Infracciones Muy Graves

Cuantía actual: Hasta 187.515 euros.

Ejemplos según LISOS:

• Falsear los registros de jornada
• Manipulación deliberada de registros
• Reiteración de infracciones graves
• Utilizar sistemas que dificulten el control real del tiempo trabajado

🚨 Cambios Importantes para 2025

La normativa se endurece significativamente con la nueva reforma laboral:

Multas POR TRABAJADOR

A partir de 2025, las multas no se aplicarán de forma general, sino por cada trabajador afectado. La cifra puede llegar hasta los 10.000 euros por persona.

Esto significa:

• Antes: Una multa por empresa
• Ahora: Una multa por cada trabajador sin registro adecuado

Cuantías Actualizadas para 2025

Según la nueva normativa:

• Infracciones leves: De 1.000 a 2.000 euros
• Infracciones graves: De 2.001 a 5.000 euros
• Infracciones muy graves: De 5.001 a 10.000 euros

Registro Digital Obligatorio

A partir de 2025, se exige que el control horario actualizado sea digital, eliminando la validez de métodos manuales como registros en papel.

Datos Reales de Sanciones en España

Cifras de 2024

Durante 2024, se impusieron 2,99 millones de euros en sanciones por incumplimientos en el control del registro de jornada, afectando a 21.649 trabajadores, y 17,2 millones de euros por infracciones relacionadas con horas extraordinarias y tiempo de trabajo, impactando a 147.861 empleados

Cifras de 2023

Durante el año 2023, se llevaron a cabo más de 30.000 inspecciones relacionadas con el control horario, y se impusieron multas a más de 5.000 empresas

Las razones más comunes para estas sanciones incluyen la falta de un sistema de registro adecuado, el registro incompleto o incorrecto de las horas trabajadas, y la no disponibilidad de los registros cuando fueron solicitados por la inspección.

Consecuencias Más Allá de la Multa Administrativa

1. Carga de la Prueba Invertida

Según jurisprudencia consolidada, sin registro horario la empresa no puede defenderse adecuadamente en reclamaciones de horas extraordinarias. La carga de la prueba recae en la empresa.

2. Presunción de Jornada Completa

En contratos a tiempo parcial sin registro adecuado, los tribunales pueden presumir que se trabajó jornada completa, con las consecuencias económicas correspondientes.

3. Conflictos Laborales

La falta de un control horario actualizado no solo puede acabar en una multa. También puede complicarte la vida legalmente. Las sanciones por no llevar un control horario actualizado no son el único problema. También están los conflictos internos.

4. Inspecciones de Seguimiento

Las empresas sancionadas suelen entrar en programas de seguimiento con inspecciones más frecuentes.

Conclusión

Así que ya sabes, no puedes no hacer nada y tienes que gestionar adecuadamente el fichaje de tu equipo. Si Tu Equipo Usa Slack...

Susana cumple 100% con el RDL 8/2019 y los requisitos de 2025:

✅ Sistema digital (obligatorio 2025) ✅ Registro con timestamp inmutable ✅ Conservación automática 4 años ✅ Exportable para Inspección (CSV/Excel) ✅ Accesible para trabajadores ✅ RGPD compliant ✅ Gratis hasta 5 usuarios

Funcionamiento:

1. Empleado escribe /fichar al empezar jornada
2. Escribe /fichar al finalizar jornada
3. Sistema registra automáticamente con hora exacta
4. Conservación y exportación automáticas