Plantilla Excel para Gestión de Vacaciones [Gratis 2025-2027] + La Alternativa en Slack

"¿Cuántos días de vacaciones me quedan?"

Si respondes a esta pregunta más de 3 veces por semana, este post es para ti.

Y si tu respuesta implica abrir un Excel, buscar la pestaña correcta, revisar qué días marcaste con "V", hacer cálculos mentales y finalmente responder... tienes un problema mayor.

La gestión de vacaciones no debería ser difícil. Pero para muchas empresas españolas (especialmente startups y SMBs), sigue siendo un caos de:

• Emails de solicitud
• Hojas de cálculo compartidas que nadie actualiza
• Google Calendar que no refleja quién está realmente fuera
• Preguntas constantes que interrumpen tu día

Hoy te damos dos soluciones:

1. La manual: Plantilla Excel gratuita (lista para 2025-2027)
2. La automatizada: Gestión desde Slack sin tocar hojas de cálculo

Vamos por ambas.

Por Qué Excel Sigue Siendo Popular (Y Sus Límites)

Ventajas de Excel para Vacaciones

Gratis (o casi): Ya lo tienes instalado. Cero inversión adicional.

Flexible: Tú defines las reglas: días naturales vs. laborables, acumulación de años anteriores, días extra por antigüedad.

Sin curva de aprendizaje: Todo el mundo sabe abrir una hoja de cálculo.

Control total: Ves todo de un vistazo. Puedes customizar columnas, añadir notas, hacer lo que quieras.

Límites de Excel

Es pasivo: El Excel no avisa a nadie de nada. No manda notificaciones. No recuerda deadlines.

Requiere actualización manual: Cada solicitud = tú abriendo el Excel, buscando la fila, marcando los días, recalculando.

Un solo "dueño": Normalmente solo una persona (tú) tiene la versión actualizada. El resto trabaja con copias desactualizadas.

Propenso a errores: Un copy-paste mal hecho, una fórmula rota, alguien que borra una columna sin querer.

No se integra: El Excel no habla con tu calendario. No habla con Slack. Vive aislado.

Aun así: Para equipos muy pequeños (<5 personas) o presupuesto cero, Excel es un punto de partida válido.

Cómo Crear Tu Plantilla Excel de Vacaciones

Si decides ir por la ruta manual, asegúrate de que tu Excel tenga estos elementos:

1. Columnas Esenciales

Mínimo imprescindible:

• Nombre del empleado
• Rol/Departamento
• Fecha de incorporación
• Días totales al año (22 mínimo por ley)
• Días usados
• Días pendientes
• Observaciones

Opcional pero recomendado:

• Días pendientes año anterior (si acumulan)
• Días extra (antigüedad, convenio)
• Días de asuntos propios

2. Calendario Visual

Crea una pestaña por año con:

• Columna A: Nombres empleados
• Fila 1: Fechas (una columna por día del año)
• Celdas: Marca "V" (vacaciones), "AP" (asunto propio), "B" (baja)

Truco: Usa formato condicional para que las celdas se coloreen automáticamente:

• Verde: Vacaciones
• Amarillo: Asunto propio
• Rojo: Baja médica
• Gris: Fin de semana/festivo

3. Fórmulas Automáticas

Calcular días usados:

=CONTAR.SI(B2:NM2;"V")

Esta fórmula cuenta todas las celdas marcadas como "V" en la fila del empleado.

Calcular días pendientes:

=Días_Totales - Días_Usados

Alertas de saldo bajo: Usa formato condicional para que la celda de "Días Pendientes" se ponga roja si quedan <3 días.

4. Validación de Datos

Crea listas desplegables en las celdas del calendario:

• Vacaciones
• Asunto propio
• Baja médica
• Permiso retribuido

Esto evita que alguien escriba "vacaiones" o "V." y rompa las fórmulas.

5. Protección de Celdas

Protege las celdas con fórmulas para que nadie las borre accidentalmente.

Deja sin proteger:

• Celdas del calendario (donde se marca V, AP, etc.)
• Columna de observaciones

🎁 Plantilla Gratuita Multi-Año (2025-2027)

Sabemos que montar esto da pereza. Por eso lo hemos hecho nosotros.

Qué Incluye Esta Plantilla:

✅ 3 Pestañas (2025, 2026, 2027): Calendarios completos con festivos nacionales de España ya marcados.

✅ Arrastre Automático: Los días no gastados en 2025 se suman automáticamente al saldo de 2026.

✅ Cálculos Automáticos: Fórmulas ya configuradas. Solo rellena nombres y marca días.

✅ Formato Condicional: Colores automáticos según tipo de ausencia.

✅ Validación de Datos: Menús desplegables para evitar errores.

✅ Dashboard Resumen: Vista rápida de quién tiene saldo bajo y quién no ha usado vacaciones.

✅ Compatible con Google Sheets: Funciona tanto en Excel como en Google Sheets.

📥 Descarga Gratuita:

La Alternativa Moderna: Gestionar Vacaciones en Slack

El Excel está bien para empezar. Pero tiene un problema fundamental: vive fuera de donde tu equipo trabaja.

Si tu equipo está en Slack 50+ veces al día, ¿por qué obligarles a salir de Slack, abrir Google Drive, buscar el Excel, revisar qué días están libres, enviarte un email/mensaje, esperar aprobación, y volver a Slack?

Hay una forma mejor.

Conclusión: Manual vs. Automatizado

Si tienes un equipo pequeño y tiempo para gestionar manualmente, descarga la Plantilla Excel Gratuita.

Si quieres eliminar el trabajo repetitivo y que tu equipo lo gestione de forma autónoma, prueba Susana Gratis en Slack.

La diferencia real no es precio (€49/año es menos que 2 cafés al mes).

La diferencia es tiempo: ¿Cuántas horas al mes gastas gestionando vacaciones? ¿Cuántas interrupciones recibes con "¿cuántos días me quedan?" ¿Cuántos errores has tenido en el último año?

Si la respuesta te duele, automatiza.