Inspección de Trabajo - Qué Revisan en Control Horario [Checklist 2025]

La Inspección de Trabajo puede llegar a tu empresa sin previo aviso. Cuando eso ocurre, tienen un protocolo muy claro de qué verificar y cómo hacerlo.

No improvisan. El Criterio Técnico de la ITSS 101/2019 fija los criterios para la realización de las actuaciones inspectoras que se efectúen en relación con las disposiciones relativas al registro de jornada establecidas en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (Planificacion-juridica)

¿Estás preparado para una inspección que puede ocurrir mañana?

En este artículo te explicamos exactamente qué revisa la Inspección, qué documentos debes tener listos, cómo prepararte en tiempo récord, y lo más importante: el checklist completo para estar 100% preparado.

Si ya leíste nuestro artículo sobre multas por no fichar, sabes que las sanciones pueden llegar hasta 187.515€. Este artículo te enseña cómo evitar esas multas estando perfectamente preparado.

El Criterio Técnico 101/2019: La Biblia de los Inspectores

El Criterio Técnico 101/2019 aplicable a las actuaciones inspectoras en materia de registro de jornada fue publicado por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social Garrigues para establecer las pautas exactas que seguirán los inspectores.

¿Qué Es Este Criterio Técnico?

Es un documento oficial de 16 páginas que establece:

• Qué deben verificar los inspectores
• Cómo interpretar el RDL 8/2019
• Qué consideran incumplimiento
• Cuándo pueden sancionar vs. requerir corrección

La llevanza del registro es una obligación de resultado que conlleva tener que establecer fácticamente un registro, no siendo una opción para el empresario. No se trata de un fin en sí mismo, sino de un instrumento para el control de la normativa del tiempo de trabajo Garrigues.

Traducción: No basta con "intentar" llevar registro. Debes tenerlo, punto. Y debe ser funcional para verificar cumplimiento de jornada.

Qué Revisa Exactamente la Inspección: Los 5 Pilares

Cuando llega la Inspección, siguen un checklist específico basado en el Criterio Técnico 101/2019:

1. Existencia del Registro Horario

Qué verifican:

• ¿Hay un sistema de fichaje implementado?
• ¿Se utiliza diariamente por todos los trabajadores?
• ¿El sistema está operativo y funcionando?

Qué buscan específicamente:

Los inspectores de trabajo se fijan en si la empresa o negocio lleva el registro horario de sus empleados y si está disponible en todo momento tanto para los trabajadores como para sus representantes legales, así como para los propios inspectores ProtecciónDatos-LOPD.

Trampa común: Tener un sistema "instalado" pero que nadie usa. Eso NO cuenta como cumplimiento.

Qué debes poder demostrar:

• Sistema activo y en uso continuo
• Todos los empleados lo usan (sin excepción)
• Fichajes de los últimos 4 años accesibles

2. Contenido Mínimo del Registro

Lo que debe ser objeto de registro es la jornada de trabajo realizada diariamente. El registro debe interpretarse de manera conjunta y sistemática con el propio artículo 34 ET AECE.

Qué debe incluir OBLIGATORIAMENTE:

En el registro horario siempre deben figurar el nombre del empleado, su horario laboral y la hora de inicio y finalización de jornada de todos los días en que se haya trabajado, y debe incluir las horas extra ProtecciónDatos-LOPD.

Elementos específicos:

1. Nombre completo del trabajador (identificación clara)
2. Fecha completa (día/mes/año)
3. Hora exacta de inicio (no "sobre las 9", sino "09:03")
4. Hora exacta de finalización (no "sobre las 18", sino "18:17")
5. Horas extraordinarias (si las hay)

NO vale:

• ❌ Franjas horarias ("9-18h")
• ❌ Aproximaciones ("mañana", "tarde")
• ❌ Solo días trabajados sin horas
• ❌ Horario teórico en lugar de real

3. Trazabilidad y Fiabilidad

Qué verifican:

• ¿Los registros se pueden alterar sin dejar rastro?
• ¿Hay auditoría de cambios?
• ¿El sistema es "objetivo, fiable y accesible"?

El Tribunal de Justicia Europeo afirmó que es obligación de los Estados miembros y de las empresas la implantación de un sistema objetivo, fiable y accesible que permita computar la jornada laboral diaria realizada por cada persona trabajadora Eurofins Environment.

Qué buscan:

• Timestamp automático (hora registrada por sistema, no manual)
• Imposibilidad de editar registros antiguos sin dejar constancia
• Log de modificaciones (quién editó qué y cuándo)

Sistemas que RECHAZAN:

• Excel sin protección (manipulable)
• Papel firmado (fácil de alterar)
• Sistemas donde cualquiera puede editar todo

4. Accesibilidad Inmediata

Si llega una Inspección de Trabajo, los registros deben poder entregarse en el mismo momento de la visita e incluso tienen que ser accesibles para los inspectores de forma remota. No sirve alegar que los tiene la asesoría o que están en un servidor inaccesible Okdiario.

Importante: El funcionario asignado por Inspección de Trabajo, dispone de la autoridad necesaria para solicitar al empleador que comparezca con los documentos oportunos ante las oficinas de Inspección o los haga llegar por las vías convenientes Checkplus Presence.

Qué significa "accesibilidad inmediata":

• Registros disponibles en menos de 5 minutos
• Formato exportable (PDF, Excel, CSV)
• Presentable y comprensible
• Sin necesidad de "llamar al técnico"

NO aceptan:

• "Los tiene la asesoría" (responsabilidad tuya)
• "Están en un servidor caído" (tu problema)
• "Necesito unos días para prepararlos" (no, ahora)

5. Conservación de 4 Años

Los registros deberán "permanecer a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social": ha de poderse acceder a dichos registros en cualquier momento Planificacion-juridica.

Qué revisan:

• Registros desde mayo 2019 o desde inicio de actividad
• Incluyendo empleados que ya no trabajan en la empresa
• Organizados y localizables rápidamente

En el caso de que el registro de jornada se haya instrumentado originalmente en formato papel, a efectos de su conservación podrá archivarse en soporte informático mediante el escaneo de los documentos originales, siendo guardado telemáticamente con las debidas garantías Planificacion-juridica.

Cómo Actúa el Inspector: El Proceso Paso a Paso

Paso 1: Llegada del Inspector

Las inspecciones de trabajo pueden ser programadas (realizadas periódicamente en empresas consideradas de alto riesgo) o no programadas (realizadas "por sorpresa" tras una denuncia o queja de los trabajadores) Tickelia.

Tipos de inspección:

• Programada: Empresas en sectores de riesgo (hostelería, retail)
• No programada: Por denuncia de trabajador
• De seguimiento: Tras infracción previa
• Especial: Campaña específica de control horario

Paso 2: Solicitud de Documentación

El inspector de trabajo puede solicitar ver los registros de control horario, entre otros documentos. Es esencial proporcionar toda la documentación requerida de manera ordenada y completa ProtecciónDatos-LOPD.

Documentos que puede pedir:

1. Registros de control horario (lo principal)
2. Contratos de trabajo
3. Nóminas (para verificar pago horas extra)
4. Calendario laboral
5. Convenio colectivo aplicable
6. Política interna de fichaje
7. Comunicaciones a trabajadores sobre el sistema

Paso 3: Verificación de Registros

Si el registro se llevara mediante medios manuales tales como la firma del trabajador en soporte papel, la ITSS podrá recabar los documentos originales o solicitar copia de los mismos. De no disponerse de medios para su copia, pueden tomarse notas, o muestras mediante fotografías Eurofins Environment.

Para sistemas digitales: Si el sistema es electrónico, la ITSS puede requerir en la visita la impresión de los registros correspondientes al periodo que se considere, o bien su descarga o su suministro en soporte informático y en formato legible y tratable Eurofins Environment.

Paso 4: Verificación Cruzada

El inspector no solo revisa que haya registros, sino que estos coincidan con la realidad laboral. Si aparecen horas extra en los partes, debe quedar constancia de que se han pagado en nómina o compensado con descansos según el convenio Okdiario.

Cruzan datos entre:

• Registro horario vs. nóminas
• Horas extra registradas vs. pagadas
• Contratos (jornada teórica) vs. jornada real
• Descansos obligatorios vs. registros

Aspectos Adicionales Que Revisan

Descansos Entre Jornadas

Los inspectores de trabajo también se fijan en la hora de finalización de una jornada y la de inicio de la siguiente, para comprobar que se respetan los descansos mínimos de 12 horas entre jornadas y el descanso semanal ProtecciónDatos-LOPD.

Obligatorio por ley:

• Mínimo 12 horas entre fin de jornada y inicio siguiente
• 1,5 días de descanso semanal (habitualmente sábado tarde + domingo)

Pausas Durante la Jornada

La Inspección de Trabajo considera conveniente que el registro incluya las pausas y descansos realizados durante la jornada. Pese a que dejar constancia de los momentos de descanso no es ineludible, podrían presuponerse como horas trabajadas todas las registradas (incluyendo los descansos) Checkplus Presence.

Recomendación: Aunque no es estrictamente obligatorio, registra las pausas para evitar que toda la franja entre entrada y salida se considere tiempo efectivo de trabajo.

Correspondencia con Contratos a Tiempo Parcial

El control horario deberá efectuarse a los trabajadores con jornada parcial Day.

En tiempo parcial, el registro es especialmente crítico porque sirve para verificar que no se están haciendo más horas de las contratadas (lo que convertiría el contrato en fraude).

Checklist Completo de Cumplimiento

✅ ANTES de Que Llegue la Inspección

Sistema de Fichaje:

• Sistema digital implementado y funcionando
• Todos los empleados lo usan diariamente
• Registra hora exacta de entrada y salida
• Incluye identificación del trabajador y fecha
• Inmutable o con auditoría de cambios
• Exportable a formato inspector-friendly (PDF, Excel, CSV)

Conservación:

• Registros de los últimos 4 años disponibles
• Incluye ex-empleados
• Organizados y fácilmente localizables
• Backup automático funcionando

Accesibilidad:

• Registros disponibles en menos de 5 minutos
• Trabajadores pueden consultar sus propios registros
• Representantes legales tienen acceso
• No depende de "el técnico" o "la asesoría"

Documentación Complementaria:

• Contratos de trabajo actualizados
• Nóminas que reflejen horas extra pagadas
• Calendario laboral del año
• Convenio colectivo aplicable
• Política escrita de control horario
• Comunicaciones a empleados sobre uso del sistema

Coherencia de Datos:

• Horas extra en registro coinciden con nóminas
• Jornadas reales no superan máximos legales
• Descansos entre jornadas respetados (12h mínimo)
• Descanso semanal documentado

✅ CUANDO Llega el Inspector

Actitud y Colaboración:

La actitud de la empresa ante la Inspección puede marcar la diferencia. Adoptar un enfoque colaborativo y aportar la información de manera estructurada y clara transmite una imagen de cumplimiento y diligencia Rich y asociados.

Pasos a seguir:

1. Recibe al inspector con profesionalidad
   • Identifica al inspector (pide credenciales)
   • Asigna persona responsable para atenderlo
   • Facilita espacio adecuado
2. Proporciona documentación inmediatamente Es esencial proporcionar toda la documentación requerida de manera ordenada y completa. Si la empresa utiliza un software de control horario, asegúrate de que el inspector tenga acceso adecuado a la plataforma o a los registros electrónicos ProtecciónDatos-LOPD
3. Toma nota de observaciones Durante la inspección, el inspector puede hacer observaciones o preguntas sobre la forma en que se lleva a cabo el registro horario. Es recomendable tomar nota de estas observaciones y responder con precisión ProtecciónDatos-LOPD
4. NO ocultes irregularidades Si hay irregularidades en los registros, es mejor reconocerlas y demostrar que la empresa tiene mecanismos para corregirlas Rich y asociados

Qué NUNCA hacer:

• ❌ Negar acceso a documentación
• ❌ Alegar que "no están disponibles ahora"
• ❌ Ser evasivo o poco colaborativo
• ❌ Intentar alterar registros durante la visita

Documentación Adicional Que Puede Ayudarte

Más allá de lo obligatorio, tener esta documentación preparada puede marcar la diferencia:

Protocolos internos sobre el uso del registro horario y la corrección de incidencias. Registros de comunicación con los trabajadores donde se les haya informado sobre la correcta utilización del sistema. Informes de auditoría interna, si la empresa realiza controles periódicos del registro horario Rich y asociados.

Lista extendida:

1. Protocolo de corrección de incidencias
   • Qué hacer si alguien olvida fichar
   • Proceso de corrección documentado
   • Formulario de justificación de errores
2. Formaciones al personal
   • Actas de formación sobre uso del sistema
   • Manuales entregados a empleados
   • Confirmaciones de recepción firmadas
3. Auditorías internas
   • Reportes mensuales/trimestrales de revisión
   • Incidencias detectadas y resueltas
   • Acciones correctivas implementadas
4. Evidencias de medidas preventivas Presentar evidencias de medidas preventivas, como formaciones o recordatorios al personal. Acreditar la existencia de un sistema de regularización de fichajes erróneos Rich y asociados

Cómo Prepararte en 24 Horas (Si Recibes Aviso)

Hora 0-2: Verificación Urgente

• Comprueba que sistema funciona correctamente
• Verifica que todos ficharon hoy
• Exporta registros de últimos 3 meses (muestra)
• Localiza registros de 4 años completos

Hora 2-4: Documentación Base

• Imprime/exporta registros solicitados
• Prepara contratos de trabajadores actuales
• Localiza nóminas de último año
• Ten calendario laboral visible

Hora 4-8: Revisión de Coherencia

• Cruza horas extra en registros vs. nóminas
• Verifica que no hay jornadas excesivas sin justificar
• Comprueba descansos entre jornadas
• Identifica posibles anomalías

Hora 8-12: Preparación de Defensa

• Prepara explicaciones de anomalías detectadas
• Documenta correcciones realizadas
• Reúne evidencias de comunicaciones a empleados
• Designa persona que atenderá inspector

Hora 12-24: Ensayo y Refinamiento

• Simula petición de registros (¿cuánto tardas?)
• Verifica que todo es accesible en <5 minutos
• Asegura que responsable conoce sistema
• Organiza documentación físicamente

Errores Comunes Que Detectan Inmediatamente

1. Sistema Existe Pero No Se Usa

Señal de alarma: Registros incompletos, días sin fichar, patrones sospechosos.

Solución: Implementa recordatorios automáticos, forma al equipo, audita semanalmente.

2. Registros Manipulados

Señal de alarma: Todos los registros "perfectos" (siempre misma hora), editados recientemente, sin variación natural.

Solución: Sistema con timestamp inmutable, auditoría de cambios visible.

3. Horas Extra No Pagadas

Señal de alarma: Registros muestran horas extra pero nóminas no reflejan pago o compensación.

Solución: Proceso claro de gestión de horas extra, tracking en nómina.

4. Contratos Tiempo Parcial con Jornada Completa

Señal de alarma: Contrato de 20h/semana pero registros muestran 40h.

Solución: Regulariza contratos o ajusta jornadas reales.

5. Sin Descansos Entre Jornadas

Señal de alarma: Salida 23:00h, entrada siguiente día 07:00h (menos de 12h).

Solución: Planificación de turnos que respete mínimos legales.

Auditorías Internas: Tu Mejor Defensa

Forma a tus empleados sobre la obligación de fichar. Asegura que todos los registros sean verificables. Realiza auditorías internas para detectar errores Taclia.

Frecuencia Recomendada:

Diaria (automática):

• Alertas de fichajes faltantes
• Notificación a empleados que olvidaron

Semanal (supervisión):

• Revisión de incidencias
• Corrección de errores menores

Mensual (auditoría): Verificar que todos los trabajadores están fichando. Detectar irregularidades en horas o turnos. Evaluar el cumplimiento de las políticas internas. Corregir errores antes de que lo haga un inspector Taclia

Trimestral (compliance):

• Auditoría completa de cumplimiento
• Verificación cruzada con nóminas
• Reporte para dirección

Herramientas Que Facilitan el Cumplimiento

Si Tu Equipo Usa Slack

Susana está diseñada específicamente para pasar inspecciones sin problemas:

✅ Cumple Criterio Técnico 101/2019:

• Sistema objetivo, fiable y accesible
• Timestamp automático inmutable
• Auditoría de cambios completa

✅ Exportación instantánea:

• CSV/Excel listo en 30 segundos
• Formato inspector-friendly
• Filtrable por empleado, fecha, periodo

✅ Conservación automática:

• 4 años guardados automáticamente
• Backup diario
• Sin riesgo de pérdida de datos

✅ Accesibilidad inmediata:

• Empleados consultan con /vacaciones saldo
• Managers exportan con un comando
• Disponible 24/7 desde Slack

Cómo funciona en inspección:

1. Inspector pide registros
2. Manager ejecuta /export registros enero-diciembre-2024
3. Sistema genera CSV en 30 segundos
4. Listo para entregar

Precio: Gratis hasta 5 usuarios, desde €49/año empresas mayores.

Alternativas Si No Usas Slack

Sistemas recomendados que cumplen normativa:

1. Factorial - Completo, incluye nóminas
2. Sesame HR - Enfoque PYME español
3. Jibble - Versión gratuita básica
4. BambooHR - Para empresas 50+

Todos deben cumplir:

• Exportación rápida
• Inmutabilidad
• Conservación 4 años
• Acceso para trabajadores

Cambios Previstos para 2025-2026

La nueva normativa que se perfila para 2026 introduce un salto cualitativo: el control horario dejará de ser meramente documental para convertirse en un sistema digital, objetivo, accesible y auditable por la Inspección de Trabajo Cuatro.

Nuevas Exigencias:

1. Acceso remoto para Inspección Será obligatorio el uso de sistemas de fichaje digitales. Se elimina la validez del registro en papel o mediante hojas Excel, salvo usos muy excepcionales Cuatro
2. Registro obligatorio de pausas El Ministerio de Trabajo ha confirmado que para 2026 será obligatorio fichar todas las pausas y descansos sin excepción Cuatro
3. Multas más severas por trabajador Ya vigente desde 2025: hasta 10.000€ por cada trabajador sin registro adecuado

Preguntas Frecuentes

¿Pueden llegar sin avisar? Sí. Las inspecciones no programadas son legales y frecuentes, especialmente tras denuncias.

¿Cuánto tiempo tengo para entregar registros? Inmediato. No aceptan "los preparo y se los envío mañana".

¿Qué pasa si el sistema está caído el día de la inspección? Es tu responsabilidad tener backup accesible. "Sistema caído" no es excusa válida.

¿Pueden pedir registros de empleados que ya no trabajan? Sí, hasta 4 años atrás incluyendo ex-empleados.

¿Debo entregar copias o les dejo consultar? Depende de lo que soliciten. Deben poder llevarse copias si las piden.

¿Puedo negarme a una inspección? No. Obstruir inspección es infracción muy grave con multas adicionales.

Conclusión: La Preparación Es Tu Mejor Defensa

La Inspección no improvisa. Tú tampoco deberías.

Para demostrar a Inspección de Trabajo que se cumplen con todas las obligaciones de la normativa sobre control horario es necesario tener un sistema de fichaje adecuado y aprobado legalmente, que permita el registro de la entrada, salida y pausas de los empleados, garantice el mantenimiento de la información un mínimo de cuatro años y permita el acceso de los inspectores a los registros de manera inmediata Okdiario.

Los 3 pilares del cumplimiento:

1. Sistema adecuado: Digital, inmutable, accesible
2. Uso real: Todos fichran, todos los días
3. Preparación: Documentación lista en <5 minutos

Con Susana, estos tres pilares están garantizados desde el día 1.