Guía Oficial de Control Horario del Ministerio de Trabajo [Actualizada 2025]

Cuando el Real Decreto-ley 8/2019 entró en vigor en mayo de 2019, miles de empresas se quedaron con dudas: ¿Qué sistemas son válidos? ¿Hay que registrar las pausas? ¿Cómo funciona con teletrabajo? ¿Quién registra en ETT?

Para responder estas preguntas, el Ministerio de Trabajo publicó una "Guía sobre el Registro de Jornada" de 9 páginas que clarifica aspectos que el propio RDL 8/2019 no especifica.

Importante: Esta guía se publicó en 2019 y sus criterios siguen vigentes, pero ahora hay que leerla con la actualización de 2025 que prohíbe sistemas en papel y exige registro digital obligatorio.

En este artículo encontrarás:

• ✅ Resumen de la Guía Oficial del Ministerio
• ✅ Actualización 2025: qué cambia con sistemas digitales obligatorios
• ✅ Casos especiales: teletrabajo, ETT, horarios flexibles
• ✅ Descarga gratuita del PDF original

¿Qué Es Esta Guía y Por Qué Importa?

La "Guía sobre el Registro de Jornada" fue publicada por la Dirección General de Trabajo en mayo de 2019, justo después de la entrada en vigor del RDL 8/2019.

Por qué es importante:

1. Fuente oficial: No es interpretación, es el Ministerio
2. Clarifica ambigüedades del RDL 8/2019
3. Base para inspecciones: Los inspectores se guían por ella
4. Casos especiales: Cubre situaciones específicas

Nota legal: La guía aclara que sus criterios son "a mero título informativo, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales". Pero en la práctica, es la referencia que usa la Inspección de Trabajo.

Ámbito de Aplicación: ¿A Quién Afecta?

Regla General: Aplica a TODOS

La guía es tajante: "El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo".

Esto incluye expresamente:

• Trabajadores móviles
• Comerciales
• Trabajadores temporales
• Trabajadores a distancia o teletrabajo
• Cualquier situación donde la prestación no sea en el centro de trabajo

Excepciones (Muy Pocas)

Personal de Alta Dirección

"Queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) ET".

Importante: Tiene que ser alta dirección con contrato específico de alta dirección, no cualquier "directivo".

Mandos Intermedios con Disponibilidad Horaria

La guía reconoce trabajadores que "no siendo estrictamente personal de alta dirección (mandos intermedios, cargos de confianza) tienen pactado un régimen de libre disponibilidad del tiempo de trabajo".

La guía dice: "La jornada diaria de estos trabajadores deberá ser objeto de registro, sin perjuicio de la acreditación de su tiempo de trabajo mediante el pacto de disponibilidad horaria".

Traducción: Sí tienen que fichar, pero su registro puede reflejar disponibilidad horaria completa si está pactado en convenio colectivo.

Excluidos del Estatuto de los Trabajadores

NO aplica a:

• Autónomos
• Socios trabajadores de cooperativas (según Ley 27/1999)
• Relaciones excluidas del art. 1 ET

Trabajadores con Regímenes Específicos

Contratos a tiempo parcial: Ya tenían obligación en art. 12.4.c) ET, la del 34.9 ET la complementa.

Trabajadores móviles especiales: Los regulados en Real Decreto 1561/1995 (transportes por carretera, marina mercante, ferroviario transfronterizo) ya tenían registros específicos por Directivas comunitarias.

Teletrabajo y Horarios Flexibles

Teletrabajo: La guía es clara: "El registro diario de jornada ni obsta su operatividad ni constituye impedimento alguno a su continuidad o ampliación".

Opciones válidas:

• Registros telemáticos
• Si el empresario da por buena "la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador", tales serán instrumentos válidos
• Sin perjuicio de la capacidad de control empresarial

⚠️ Actualización 2025: Aunque la guía de 2019 mencionaba "hojas", desde 2025 el registro digital es obligatorio, por lo que estas "hojas" deben ser digitales (apps, software, etc.).

Horarios Flexibles: "El registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en secuencias superiores a la diaria".

Traducción: Si hay flexibilidad mensual y un día se trabaja 10 horas, NO son horas extra si al final del mes se cumple la jornada mensual ordinaria. El registro diario es obligatorio, pero la evaluación puede ser mensual/anual.

ETT y Subcontratación: ¿Quién Registra?

Empresas de Trabajo Temporal (ETT)

Responsable del registro: LA EMPRESA USUARIA

La guía es tajante: "Correspondiendo a la empresa usuaria las facultades de dirección y control de la actividad laboral, habrá de ser la empresa usuaria la obligada al cumplimiento del deber de registro diario de la jornada".

Pero: La ETT es responsable de obligaciones salariales y Seguridad Social, por lo que "la ETT y la empresa usuaria deben establecer los procedimientos de aportación de los registros".

En la práctica:

• Empresa usuaria: registra
• ETT: recibe copia para nóminas

Subcontratación (Art. 42 ET)

Responsable: LA CONTRATISTA (la empleadora)

Recomendación del Ministerio: "Cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal".

Obligación final: La contratista debe conservar y mantener la documentación.

Contenido del Registro: Qué Debe Incluir

Obligatorio por Ley

"Deberá contener, por expresa mención legal, el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora".

Elementos mínimos:

1. Identificación del trabajador
2. Fecha
3. Hora exacta de inicio
4. Hora exacta de finalización

¿Y Las Pausas?

Este es uno de los puntos más consultados. La guía dice:

"Es conveniente igualmente que sea objeto de llevanza todo aquello que forme parte de la misma, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo".

Traducción:

• NO es obligatorio registrar pausas
• PERO es muy recomendable
• Si NO las registras, todo entre entrada y salida se presume trabajo efectivo

Excepción: "Cuando la expresión legal, convencional o contractual de esas interrupciones es clara, predeterminada y global, el registro diario podrá eludir esos elementos".

Ejemplo: Si el convenio dice "1 hora de comida de 14:00 a 15:00", no hace falta registrarla día a día.

Trabajadores Desplazados

La guía especifica: "Debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Este registro no incluirá intervalos de puesta a disposición de la empresa, sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos".

Qué NO se registra:

• Tiempo de viaje sin trabajo efectivo (se compensa con dietas)

Qué SÍ se registra:

• Tiempo de trabajo efectivo durante desplazamiento

Sistemas de Registro: ¿Qué Es Válido?

Requisitos Según el Ministerio (2019)

"La norma no establece una modalidad específica [...] será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal".

Requisitos obligatorios: "Proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador".

"La información debe documentarse en algún tipo de instrumento que garantice la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada".

🔴 Actualización 2025: Papel Prohibido

Importante: Aunque la guía de 2019 mencionaba "papel o telemático", la reforma de 2025 establece que:

✅ Obligatorio desde 2025: Sistema digital con timestamp automático ❌ Prohibido desde 2025: Papel y bolígrafo (no son "inmodificables") ❌ Prohibido: Excel sin protección (manipulable)

Sistemas SÍ válidos en 2025:

• Apps móviles con timestamp
• Software RRHH con auditoría
• Bots (Slack, Teams) con registro inmutable
• Sistemas biométricos (con evaluación RGPD)

Sistemas NO válidos en 2025:

• Papel firmado
• Excel sin protección
• Cualquier sistema que permita modificación a posteriori

Protección de Datos

Si el sistema usa dispositivos digitales, videovigilancia o geolocalización:

"Deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis ET, que remite a la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos".

Quién Decide el Sistema

Orden de Prioridad

1º Negociación Colectiva o Acuerdo de Empresa

"Sean la negociación colectiva o acuerdos de empresa los encargados de la organización y documentación del registro horario".

2º Decisión Empresarial con Consulta

"En defecto de convenio corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales".

3º Decisión Empresarial (Sin Representantes)

Si no hay representantes ni convenio, el empresario decide pero "deberá cumplir necesariamente con los requisitos y objetivos previstos en la norma".

¿Qué Significa "Consulta"?

Según art. 64.1 ET: "La consulta debe permitir a los representantes el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo".

No significa necesariamente acuerdo, pero hay que:

• Dar tiempo razonable (15 días para informe)
• Justificar la decisión final

Importante: "La existencia y obligación del registro diario no se hace depender de su previsión en negociación colectiva, siendo exigible en todo caso".

Conservación y Acceso

Conservación: 4 Años

"Es válido cualquier medio de conservación siempre que se garantice su preservación y la fiabilidad e invariabilidad a posteriori de su contenido".

Qué conservar:

• Registros día a día (no totalizaciones)
• De todos los trabajadores (incluso ex-empleados)
• Durante 4 años desde la fecha

"A Disposición": Qué Significa

La guía interpreta esta frase clave:

"Debe interpretarse en el sentido de que sea posible acceder a los mismos en cualquier momento en que se soliciten por los trabajadores, sus representantes o la Inspección".

Más específico: "Los registros deben estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata".

Por qué: "Con ello, se evita la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros".

¿Hay Que Entregar Copias?

"La permanencia a disposición no implica la obligación de entrega de copias, salvo pacto expreso en contrario".

Detalle:

• NO hay obligación de entregar copia diaria al trabajador
• NO hay obligación de entregar copia a representantes
• SÍ hay obligación de facilitar consulta
• SÍ hay derecho de representantes a tomar conocimiento

Horas Extraordinarias: Registro Doble

"El registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles".

Pero: "El registro del artículo 34.9 ET puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación del artículo 35.5 ET".

Requisitos adicionales para horas extra:

• Totalizar en periodo de abono
• Entregar copia del resumen al trabajador en recibo
• Cumplir RD 1561/1995

Conclusión: Guía 2019 + Actualización 2025

La Guía Oficial del Ministerio sigue siendo el documento de referencia para interpretar el RDL 8/2019, pero hay que leerla con las actualizaciones de 2025:

Lo que NO cambia (Guía 2019):

• ✅ Aplica a todos los trabajadores
• ✅ Debe incluir hora exacta de inicio y fin
• ✅ Conservación 4 años
• ✅ A disposición inmediata

Lo que SÍ cambia (Reforma 2025):

• ❌ Papel prohibido
• ✅ Digital obligatorio
• ✅ Timestamp automático
• ✅ Sistema inmodificable

Con Susana cumples ambas normativas:

• Sistema digital con timestamp (2025)
• Fiable e inmodificable (Guía 2019)
• Accesible inmediatamente (Guía 2019)
• Conservación 4 años automática (ambas)